Conserver les factures électroniques demande une autre approche qu’une archive papier. La facture est désormais un fichier structuré, qu’il vaut mieux conserver tel qu’envoyé ou reçu. Voici les questions les plus fréquentes.
Questions et réponses : conserver les factures électroniques
Quelle version de la facture dois-je conserver ?
Le SPF Finances recommande vivement de conserver le format électronique d’origine (XML). Vous pouvez utiliser un autre format, mais vous devez alors prouver que la facture a gardé son authenticité et son intégrité, et cette charge de la preuve pèse bien plus lourd.
Combien de temps conserver les factures électroniques ?
Comme pour les factures papier : dix ans, à compter du 1er janvier de l’année qui suit l’émission. C’est ce que prévoit l’article 60, §3 du Code de la TVA depuis la loi du 20 novembre 2022. Une page plus ancienne du SPF Finances mentionne encore sept ans. Pour les factures soumises aux règles de révision, par exemple pour les biens immobiliers, ce délai peut être de 15 ou 25 ans.
Quelles conditions la conservation doit-elle remplir ?
Vous devez garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité, de l’émission ou de la réception jusqu’à la fin du délai de conservation. Personne ne doit pouvoir modifier la facture par la suite.
Mon logiciel comptable, mon prestataire ou un cloud peut-il conserver les factures ?
Oui. Vous restez toutefois responsable. Si le prestataire ne peut pas respecter les obligations belges, par exemple le délai de conservation, vous devez trouver vous-même une autre solution. Vérifiez aussi comment tout exporter si vous changez de fournisseur.
Où dois-je conserver les factures ?
Vous choisissez, pour autant que vous puissiez les présenter au SPF Finances sur demande et sans délai. Vous n’avez pas besoin d’une approbation préalable de votre système d’archivage, et le SPF Finances n’en donne pas.
Et si je perds mon archive ?
Les conséquences sont les mêmes qu’un incendie dans une archive papier. Prévoyez donc une sauvegarde. Si vous ne pouvez pas démontrer l’authenticité et l’intégrité, le SPF Finances peut refuser la déduction de TVA et le client comme le fournisseur peuvent recevoir une amende.
Outils utiles
Source: Cette page résume avec nos propres mots la FAQ officielle du SPF Finances. Le texte officiel prime toujours : SPF Finances, site e-facturation. Ceci n’est pas un avis juridique.