E-facturen bewaren vraagt een andere aanpak dan een papieren archief. De factuur is nu een gestructureerd bestand, en dat bestand bewaar je best zoals je het verstuurde of ontving. Dit zijn de vragen die wij het vaakst krijgen.
Vragen en antwoorden over e-facturen bewaren
Welke versie van de factuur moet ik bewaren?
De FOD raadt sterk aan om het oorspronkelijke elektronische formaat (XML) te bewaren. Een ander formaat mag, maar dan moet je zelf kunnen aantonen dat de echtheid en de integriteit behouden bleven, en die bewijslast is veel zwaarder.
Hoe lang moet ik e-facturen bewaren?
Net als voor papieren facturen: tien jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de uitreiking. Dat staat in artikel 60, §3 van het btw-wetboek, sinds de wet van 20 november 2022. Een oudere pagina van de FOD vermeldt nog zeven jaar. Voor facturen die onder de herzieningsregels vallen, zoals bij onroerende goederen, kan dat 15 of 25 jaar zijn.
Aan welke voorwaarden moet de bewaring voldoen?
De echtheid van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid moeten gewaarborgd blijven, vanaf de uitreiking of ontvangst tot het einde van de bewaartermijn. Elke latere manipulatie moet uitgesloten zijn.
Mag mijn boekhoudsoftware, service provider of een cloud de facturen bewaren?
Ja. Jij blijft wel verantwoordelijk. Kan de dienstverlener de Belgische verplichtingen niet nakomen, bijvoorbeeld de bewaartermijn, dan moet je zelf een andere oplossing zoeken. Controleer ook hoe je alles exporteert als je van leverancier verandert.
Waar moet ik de facturen bewaren?
Dat kies je zelf, zolang je ze op elk verzoek en zonder uitstel aan de FOD Financiën kan voorleggen. Een voorafgaande goedkeuring van je archiveringssysteem is niet nodig en wordt ook niet gegeven.
Wat als mijn archief verloren gaat?
De gevolgen zijn dezelfde als bij een brand in een papieren archief. Zorg dus voor een back-up. Kan je de echtheid en integriteit niet aantonen, dan kan de FOD de btw-aftrek weigeren en kunnen zowel klant als leverancier een boete krijgen.
Handige tools
Bron: Deze pagina vat de officiële FAQ van de FOD Financiën samen in eigen woorden. De officiële tekst primeert altijd: FAQ bewaring van elektronische facturen, FOD Financiën. Dit is geen juridisch advies.