Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie via Peppol verplicht tussen Belgische ondernemingen. Beantwoord een paar vragen en je weet of je eronder valt en welke oplossing bij je past.
Bijgewerkt op 10 oktober 2026.
Vraag 1
Heeft je onderneming een Belgisch btw-nummer?
Ben je btw-plichtig, dan staat in de KBO bij "Hoedanigheden" de vermelding "Onderworpen aan btw".
Gebaseerd op de test van de FOD Financiën op efactuur.belgium.be. Dit is geen juridisch advies.
Voor wie geldt de verplichting?
De verplichting geldt voor btw-plichtige ondernemingen die in België gevestigd zijn, voor hun facturen aan andere Belgische btw-plichtige ondernemingen. Dat geldt ook onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen. Landbouwers onder de forfaitaire regeling moeten minstens e-facturen kunnen ontvangen. Buitenlandse ondernemingen zonder vaste inrichting in België vallen er niet onder, maar mogen vrijwillig meedoen.
Sinds wanneer is e-facturatie verplicht?
De verplichting geldt sinds 1 januari 2026. Ze komt uit de wet van 6 februari 2024, die het btw-wetboek aanpaste. Tot eind maart 2026 gold wel een tolerantieperiode: wie aantoonbaar tijdig en redelijk was voorbereid, kreeg geen sanctie. Die periode is intussen voorbij. Bovendien was ze nooit een algemeen uitstel van de verplichting zelf.
Welke uitzonderingen zijn er?
Niet elke factuur valt onder de verplichting. Zo blijven deze gevallen erbuiten:
- Facturen aan particulieren: de verplichting geldt enkel tussen ondernemingen.
- Handelingen die vrijgesteld zijn op basis van artikel 44 van het btw-wetboek, zoals de prestaties van veel artsen.
- Buitenlandse ondernemingen zonder vaste inrichting in België. Zij mogen wel vrijwillig via Peppol factureren.
- Ondernemingen in faillissement en toevallige belastingplichtigen.
- Landbouwers onder de forfaitaire regeling hoeven geen e-facturen te versturen, maar moeten ze wel kunnen ontvangen.
Let op: de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen is geen uitzondering. Ook die ondernemingen vallen dus onder de verplichting.
Welke boetes riskeer je?
Wie niet over de technische middelen beschikt om e-facturen te versturen of te ontvangen, riskeert een specifieke boete van 1.500 euro. Bij herhaling wordt dat 3.000 euro en daarna 5.000 euro. Een volgende overtreding telt pas na minstens drie maanden. Daarnaast blijven de gewone btw-boetes voor fouten op facturen van toepassing. Bedragen, gewone btw-boetes en wat er gebeurt met een pdf in plaats van een e-factuur lees je op onze pagina over de e-facturatie boete.
Is een pdf per e-mail nog genoeg?
Nee, niet tussen Belgische ondernemingen. Een pdf geldt daar niet meer als factuur, ook niet als je ze per e-mail stuurt. Alleen het gestructureerde bestand, meestal in UBL-formaat, is de wettelijke factuur. Je mag wel een pdf meesturen als leesbare kopie. Die mag dan niet meer of andere gegevens bevatten dan het XML-bestand. Kreeg je zelf een XML-factuur en wil je ze lezen? Open ze dan met de gratis UBL-viewer.
Hoe ontvang je e-facturen?
Ook ontvangen is verplicht. Je hebt daarvoor een Peppol-adres nodig, op naam van je onderneming. De facturen van je leveranciers komen daar binnen en je software leest ze automatisch in. Kies dat adres met zorg: per identifier is er maar één actief ontvangstadres. Wissel je later van software, dan verhuis je dus ook die registratie.
Wat moet je nu doen?
Val je onder de verplichting en ben je nog niet volledig klaar? Werk dan deze stappen af:
- Maak een lijst van al je factuurstromen, zowel uitgaand als inkomend.
- Kies een boekhoud- of facturatiepakket dat via Peppol kan versturen en ontvangen, of een dienstverlener die je aansluit.
- Laat je onderneming registreren op Peppol, bij voorkeur onder je ondernemingsnummer (0208).
- Controleer met onze Peppol-checker of je klanten al bereikbaar zijn.
- Test je eerste facturen in de Peppol-validator voordat je ze verstuurt.
Meer antwoorden vind je bij de veelgestelde vragen over e-facturatie B2B.
Waarop is deze test gebaseerd?
De vragen volgen de test van de FOD Financiën op efactuur.belgium.be. Het resultaat is een eerste indicatie, geen juridisch advies. Twijfel je over een specifieke situatie, bespreek die dan met je accountant.
Wat verandert er concreet in je administratie?
Je facturen vertrekken niet langer als pdf per e-mail, maar als gestructureerd bestand via het Peppol-netwerk. Je klant leest dat bestand automatisch in, waardoor manueel overtypen verdwijnt. Omgekeerd ontvang je ook de facturen van je leveranciers in die vorm. Daarom loont het om je boekhoudpakket, je bankkoppeling en je archief samen te bekijken. Bovendien kan je de overstap gebruiken om je facturatie meteen op te schonen: vaste klantgegevens, duidelijke referenties en correcte btw-codes. Zo verloopt de verwerking later vlotter, zowel bij jou als bij je accountant.
Wat komt er na e-facturatie?
De volgende stap is e-rapportering. Op 18 juli 2026 keurde de federale regering een voorontwerp van wet goed: volgens die tekst gaan de btw-gegevens van je facturen vanaf 1 januari 2028 bijna in realtime naar de FOD Financiën. Het Parlement moet de wet nog goedkeuren, dus datum en details kunnen nog wijzigen. Wie nu al volledige en correcte e-facturen maakt, staat in elk geval sterk. Lees meer bij e-reporting.