E-facturatie B2B is sinds 1 januari 2026 verplicht: Belgische btw-plichtige ondernemingen sturen elkaar gestructureerde e-facturen. Hieronder beantwoorden wij de vragen die we het vaakst horen: wie eronder valt, wat er met de pdf gebeurt en hoe je omgaat met bijlagen, kastickets en self-billing.
Vragen en antwoorden over e-facturatie B2B
Welke ondernemingen vallen onder de verplichting?
Btw-plichtige ondernemingen die in België gevestigd zijn, voor hun facturen aan andere Belgische btw-plichtige ondernemingen. Ook ondernemingen onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen vallen eronder. Landbouwers onder de forfaitaire regeling moeten minstens e-facturen kunnen ontvangen. Twijfel je? Doe onze test.
Geldt de verplichting ook voor buitenlandse ondernemingen?
Niet voor buitenlandse ondernemingen die in België enkel voor btw geregistreerd zijn, zonder vaste inrichting die bij de handeling betrokken is. Zij mogen wel vrijwillig e-facturen via Peppol sturen.
Moet ik naast de e-factuur nog een pdf sturen?
Nee. Er is geen verplichting om een pdf mee te sturen. De gestructureerde e-factuur is de factuur. Een pdf of een papieren kopie mag als extra, maar geldt niet als factuur.
Moet ik mijn klanten om hun Peppol-ID vragen?
Nee. Je zoekt je klant zelf op in de Peppol Directory of met onze Peppol-checker. In België is het Peppol-ID meestal gebaseerd op het ondernemingsnummer.
Mag een klant mij verplichten om zijn klantenportaal te gebruiken?
Niet zonder jouw akkoord. Peppol is het standaardkanaal. Een ander kanaal kan enkel als beide partijen het afspreken en de factuur aan de Europese norm voldoet.
Wat met een kasticket voor een zakelijke klant?
Een kasticket vervangt de factuur niet. Waar een factuur verplicht is tussen ondernemingen, moet die factuur een gestructureerde e-factuur zijn.
Hoe stuur ik bijlagen mee?
Via hetzelfde kanaal als de factuur: ingesloten in de UBL-factuur of via een externe link. Gangbare formaten zijn pdf, png, jpg, csv, xlsx en ods. Andere xml-bestanden enkel na afspraak met je klant.
Mag ik self-billing (autofacturatie) blijven toepassen?
Ja. Bij self-billing maakt de klant de factuur op in naam van de leverancier. Ook die factuur moet een gestructureerde e-factuur zijn. Voor de overgang gold een tolerantie tot 30 juni 2026.
Mag ik al e-facturen sturen naar wie niet verplicht is?
Ja, vrijwillig gebruik is altijd mogelijk, zolang de ontvanger e-facturen kan ontvangen.
Hoe past dit in de Europese regels (ViDA)?
België kreeg eerst een Europese afwijking om e-facturatie verplicht te maken. Met het ViDA-pakket uit 2025 mogen lidstaten binnenlandse e-facturatie voortaan zelf opleggen.
Kan ik nog facturen maken in Word of Excel?
Nee. Zulke facturen zijn niet machineleesbaar en voldoen dus niet aan de vereisten. Je hebt software nodig die gestructureerde e-facturen maakt en via een Access Point verstuurt. Of een factuur aan de regels voldoet, test je met de Peppol-validator.
Zijn er fiscale voordelen?
Ja. Kleine kmo’s en zelfstandigen kunnen tot en met 2027 een verhoogde kostenaftrek van 120 % toepassen op onder meer software-abonnementen en advies over e-facturatie. Daarnaast bestaat er een verhoogde investeringsaftrek voor digitale investeringen. Je accountant weet welke voorwaarden gelden.
Handige tools
- Ben ik verplicht? Doe de test
- Peppol-checker: staat een onderneming op Peppol?
- E-factuur-validator: controleer je XML
Bron: Deze pagina vat de officiële FAQ van de FOD Financiën samen in eigen woorden. De officiële tekst primeert altijd: FAQ B2B, FOD Financiën. Dit is geen juridisch advies.