Foutcode PEPPOL-EN16931-R003 betekent: de factuur bevat geen referentie van de koper en geen bestelbonnummer. Peppol eist minstens een van beide.
Wat betekent PEPPOL-EN16931-R003?
De validator toont deze melding (in het Engels, zoals in de officiële regels):
[PEPPOL-EN16931-R003]-A buyer reference or purchase order reference MUST be provided.Peppol wil dat de koper elke factuur automatisch kan toewijzen aan een bestelling, afdeling of contactpersoon. Daarom moet elke factuur minstens een van deze twee velden bevatten: de referentie van de koper (BT-10, cbc:BuyerReference) of het nummer van de bestelbon (BT-13, cac:OrderReference/cbc:ID). De Europese norm EN 16931 maakt die velden optioneel, Peppol niet. Een factuur die op zich voldoet aan de norm, kan dus toch door deze regel geweigerd worden.
Veelvoorkomende oorzaken
- De klant gaf geen bestelbonnummer of referentie door, en het boekhoudpakket laat het veld dan leeg.
- De referentie staat wel op de factuur, maar in een vrije opmerking of in een veld dat niet in de XML terechtkomt.
- Het pakket maakt de XML voor een ander netwerk of een oudere versie, waarin de referentie niet verplicht was.
Zo los je het op als verzender
- Vul de referentie van de koper (BuyerReference) in met wat de klant opgaf: een bestelbonnummer, de naam van de contactpersoon, een afdelingscode of je klantnummer bij hem.
- Heb je een bestelbon, dan mag je het nummer ook als OrderReference meegeven. Een van beide volstaat.
- Gaf de klant niets door, vraag dan welke referentie hij wil zien. Leg ze vast in de klantfiche, zodat ze op elke volgende factuur meekomt.
- Valideer de factuur opnieuw voor je ze verstuurt.
Je ontving een factuur met deze fout?
Het Access Point van de verzender houdt zo een factuur normaal tegen, dus je ontvangt ze zelden. Wil je je facturen vlot laten verwerken, geef je leveranciers dan bij elke bestelling een referentie door. Grote organisaties en overheden gebruiken die referentie om de factuur bij de juiste dienst te krijgen.
Voorbeeld in de XML
❌ Fout
<cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
<!-- geen BuyerReference en geen OrderReference -->
<cac:AccountingSupplierParty>✅ Juist
<cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
<cbc:BuyerReference>PO-7781</cbc:BuyerReference>
<cac:AccountingSupplierParty>
<!-- of -->
<cac:OrderReference>
<cbc:ID>PO-7781</cbc:ID>
</cac:OrderReference>Beide fragmenten komen uit een volledige testfactuur die we met onze validator hebben gecontroleerd: de foute versie geeft precies deze melding, de juiste versie geen enkele fout.
Goed om te weten
Een leeg veld helpt niet. In onze tests gaf <cbc:BuyerReference></cbc:BuyerReference> geen R003 meer, maar wel PEPPOL-EN16931-R008: lege elementen zijn in Peppol niet toegestaan. Vul dus een echte waarde in.
Controleer je factuur
Plak of sleep je XML in de gratis validator. Je ziet meteen of deze fout (nog) voorkomt, met een link naar de uitleg bij elke melding.
Officiële regel
De volledige regel met de technische test (Schematron) staat in de officiële Peppol-documentatie:
Verwante foutcodes
- PEPPOL-EN16931-R010 / PEPPOL-EN16931-R020: R010: het elektronische adres van de koper ontbreekt. R020: het elektronische adres van de verkoper ontbreekt.
- BR-CO-26: De factuur bevat geen enkel nummer waarmee de koper de verkoper automatisch kan herkennen: geen identificatie, geen ondernemingsnummer en geen btw-nummer.
Veelgestelde vragen over PEPPOL-EN16931-R003
Wat vul ik in als de klant geen referentie gaf?
Iets waarmee de klant de factuur kan toewijzen, zoals de naam van de contactpersoon, een afdeling of je klantnummer bij hem. Vraag bij twijfel welke referentie de klant wil zien.
Wat is het verschil tussen BuyerReference en OrderReference?
BuyerReference (BT-10) is een vrije referentie die de koper opgeeft. OrderReference (BT-13) is het nummer van de bestelbon. Peppol vraagt er minstens een van de twee.