E-reporting voorbereiden lijkt iets voor later, want de start is pas gepland voor 2028. Toch beslist wat je vandaag doet met je facturen hoe vlot die overstap zal verlopen. E-facturatie via Peppol is sinds 1 januari 2026 verplicht tussen Belgische ondernemingen, maar dat is geen eindpunt. Het is een tussenstap naar een systeem waarin de fiscus factuurgegevens bijna in realtime ontvangt. In dit artikel zetten we op een rij wat er verandert, waar het in de praktijk misloopt en wat je nu al kan doen.
Waar staan we met e-reporting?
Op 18 juli 2026 keurde de federale regering een voorontwerp van wet goed. Daarin staat 1 januari 2028 als geplande startdatum. Het Parlement moet de tekst wel nog goedkeuren, dus details kunnen nog wijzigen. Volg daarom ook de officiële informatie van de FOD Financiën. Onze veelgestelde vragen over e-reporting houden we bovendien bij zodra er nieuws is.
Wat is e-reporting, en wat niet?
Bij e-reporting gaan gegevens uit je facturen bijna onmiddellijk naar de overheid, via de bestaande Peppol-infrastructuur. Het gaat om de relevante factuurlijnen en btw-gegevens, niet om een kopie van elke volledige factuur. Bovendien verschuift de controle zo naar voren: van achteraf, bij de btw-aangifte, naar het moment van de transactie zelf.
E-reporting vervangt de boekhouding niet. Welk aftrekpercentage geldt, hoe je een aankoop boekt en wat je btw-saldo is, beslist het rapport niet. Daarvoor blijven de boekhouding en de accountant nodig.
Wat verandert er voor de ondernemer?
In het beste geval merkt een ondernemer weinig van e-reporting. Zijn software en zijn Access Point doen het werk. Toch verandert er één ding fundamenteel: een fout zit meteen vast. Een factuur die vertrekt, is ook meteen gerapporteerd. Daarom moet ze juist zijn vóór je ze verstuurt, en niet pas wanneer de boekhouder ze verwerkt.
Daarnaast wordt transparantie belangrijk. Je moet kunnen nagaan welke gegevens wanneer en over welke transacties zijn doorgestuurd. Vooral bij een wissel van software of van accountant telt die historiek: waar zitten de hiaten, en wat is al gemeld?
Waar het misloopt: processen, niet technologie
De technologie werkt. Dat zagen we in 2026 met Peppol, en dat zal bij e-reporting niet anders zijn. De knelpunten zitten in processen en in de kwaliteit van de gegevens. Enkele voorbeelden uit de praktijk:
- Een bestelnummer staat in een vrij tekstveld in plaats van in het veld dat ervoor bedoeld is.
- Btw-codes, vrijstellingen en verleggingen zijn in het pakket niet correct ingesteld, waardoor de factuur een verkeerde categorie meekrijgt.
- Een gedeeltelijke betaling, zoals een cadeaubon of een voorschot, komt niet juist op de factuur.
- Een fout corrigeer je achteraf met een creditnota en een nieuwe factuur, zodat het aantal documenten stijgt.
De administratie wordt dus niet kleiner, maar wel transactioneler. Elke transactie moet op zichzelf kloppen.
De accountant als compliance shield
Voor accountants betekent e-reporting voorbereiden vooral dat het werk verschuift van achteraf verwerken naar vooraf bewaken. De accountant helpt klanten om hun verkoopfacturen correct op te zetten, met de juiste btw-codes, vermeldingen en verwijzingen, nog voor de eerste factuur vertrekt. Daarnaast bewaakt hij de continuïteit: welke gegevens zijn gerapporteerd, en wat gebeurt er bij een wissel?
Kantoren werken daarom best met een dubbele structuur. Enerzijds een geautomatiseerde verwerking voor de grote stroom documenten. Anderzijds een dossierbeheerder die de klant kent en de uitzonderingen opvangt. AI kan daarbij helpen, maar vakkennis blijft de maatstaf: een mens moet de uitkomst kunnen beoordelen.
Software kiezen met 2028 in het achterhoofd
Ook bij e-reporting voorbereiden hoort de keuze van software. Wie vandaag software kiest, kijkt best verder dan functies en prijs. Let ook op continuïteit, beveiliging, compliance en de kwaliteit van het Access Point. In ons boek raden we bovendien aan om de Peppol-inbox los te houden van de boekhoudsoftware. Zo vermijd je een dubbele afhankelijkheid, en blijft je historiek bewaard als je van pakket verandert.
E-reporting voorbereiden: zes stappen die je nu al kan zetten
- Controleer of je verkoopfacturen de juiste btw-codes, vrijstellingen en verleggingen gebruiken. Test een paar facturen met de e-factuurvalidator.
- Zet gegevens in de juiste velden, zoals het bestelnummer en de referentie van de koper, en niet in vrije tekst.
- Spreek af hoe je deelbetalingen, voorschotten en correcties verwerkt, zodat elke factuur op zichzelf klopt.
- Bewaar de XML-bestanden en hou bij wat je verstuurd en ontvangen hebt. Alleen de XML is de factuur.
- Bespreek met je accountant wie wat controleert, en wanneer. Leg dat ook vast in de opdrachtbrief.
- Kies software en een Access Point op continuïteit en open standaarden, en niet enkel op prijs.
Twijfel je over een foutmelding? De uitleg bij de Peppol-foutcodes helpt je verder. En weet je nog niet zeker of de verplichting voor jou geldt, doe dan eerst de test e-facturatie verplicht.
Verder kijken dan België
Ook Europa beweegt. Met het ViDA-pakket wordt e-facturatie voor intracommunautaire handelingen vanaf 2030 de standaard, met digitale rapportering erbij. Frankrijk voegt in zijn hervorming bovendien betaalgegevens toe aan de rapportering. De richting is dus duidelijk: transactie, factuur, boeking, btw en betaling groeien naar elkaar toe.
Dit artikel bouwt verder op ons interview op AccountancyVandaag over de stap van e-invoicing naar een transactioneel ecosysteem. Meer achtergrond over de rol van de accountant en over de vier pijlers van een gestructureerde administratie vind je in ons boek E-facturatie Ontcijferd.
