Een fout op een factuur gebeurt. Sinds de e-factuur via Peppol verplicht is, rijst dan telkens dezelfde vraag: stuur je een creditnota via Peppol, of volstaat iets anders? Het antwoord hangt af van de fout. In dit artikel leggen we uit wanneer een creditnota via Peppol de juiste keuze is, wanneer niet, en hoe je ze correct opmaakt.
Wanneer stuur je een creditnota via Peppol?
Een creditnota is één soort verbeterend stuk. De btw-regels (artikel 12 van het koninklijk besluit nr. 1) maken een onderscheid tussen fouten die een creditnota vragen en fouten die je met een ander verbeterend stuk rechtzet. Dat is een document dat de fout corrigeert en duidelijk verwijst naar de oorspronkelijke factuur.
| Situatie | Document |
|---|---|
| De verkoop wordt geheel of gedeeltelijk geannuleerd | Creditnota |
| De factuur ging naar de verkeerde (rechts)persoon | Creditnota |
| De correctie brengt de handeling in een ander rooster van de btw-aangifte | Creditnota |
| Verkeerd adres, ontbrekend of foutief btw-nummer en andere vormfouten | Ander verbeterend stuk, met verwijzing naar de factuur |
Voor de meeste vormfouten is een creditnota dus niet nodig. Toch zien we in de praktijk vaak een creditnota met daarna een nieuwe factuur, bijvoorbeeld voor een fout adres. Dat is niet helemaal in lijn met de btw-regels. Bovendien verhoogt het de kans dat dezelfde omzet twee keer meetelt, en dat wordt een echt aandachtspunt zodra e-reporting start.
Hoe maak je een creditnota via Peppol correct op?
In Peppol is een creditnota een apart documenttype: een UBL CreditNote met typecode 381. De bedragen staan daarin positief, want het documenttype zegt al dat het om een creditering gaat. Daarnaast verwijst de creditnota naar de factuur die ze corrigeert, met het element BillingReference:
<cac:BillingReference>
<cac:InvoiceDocumentReference>
<cbc:ID>F2026-0123</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2026-10-02</cbc:IssueDate>
</cac:InvoiceDocumentReference>
</cac:BillingReference>Corrigeert de creditnota meer dan één factuur, dan herhaal je dat blok per factuur. Vermeld bovendien de reden in een Note, zodat je klant meteen ziet waarom hij de creditnota krijgt. Tot slot gebruik je dezelfde btw-categorieën en tarieven als op de oorspronkelijke factuur, anders klopt de correctie in de aangifte niet.
Vijf fouten die we vaak zien
- Een creditnota als pdf: de oorspronkelijke factuur ging via Peppol, dus de correctie ook. Een correctie volgt altijd het formaat van de factuur die ze corrigeert.
- Geen verwijzing naar de factuur: zonder BillingReference weet je klant niet welke factuur gecorrigeerd wordt, en zijn boekhouding kan de twee niet koppelen.
- Een factuur met negatieve bedragen in plaats van een creditnota: sommige software doet dat, maar je klant boekt het dan mogelijk als gewone aankoop.
- Een duplicaat dat naar zichzelf verwijst: stuur je een factuur opnieuw, dan is dat hetzelfde XML-bestand met een vermelding in de Note, zonder BillingReference. Anders lijkt het een correctie.
- Een creditnota voor elke kleine vormfout: zoals hierboven, volstaat daarvoor meestal een verbeterend stuk.
Controleer je creditnota voor je ze verstuurt
Een creditnota doorloopt dezelfde controles als een factuur. Sleep het XML-bestand in onze e-factuurvalidator: die herkent een creditnota automatisch en controleert ze met de officiële Peppol-regels. Krijg je een foutcode, dan lees je de uitleg en de oplossing bij de Peppol-foutcodes.
Twijfel je nog of je een creditnota of een ander verbeterend stuk nodig hebt, kijk dan naar de reden van de correctie, niet naar wat je software standaard voorstelt. In ons boek gaan we daar dieper op in in §7.6, met de volledige beslistabel. De officiële regels vind je in de specificatie van Peppol BIS Billing 3.0.
