Op 14 juli 2025 verscheen in het Belgisch Staatsblad het langverwachte koninklijk besluit dat de praktische uitvoering van de verplichte elektronische facturatie vanaf 1 januari 2026 verder verduidelijkt. Het besluit wijzigt onder meer KB nr. 1, 8 en 44 en bevat bepalingen over het toegelaten formaat, de transmissie van gestructureerde elektronische facturen en bijkomende boetebepalingen.
Hieronder vindt u een overzicht van de belangrijkste punten.
Via deze link kan u het Koninklijk Besluit zelf nalezen.
1. Formaat en transmissie
Het koninklijk besluit bevestigt dat Peppol BIS Billing 3.0 (UBL) het standaardformaat is voor gestructureerde elektronische facturen.
- Afwijken van dit formaat kan enkel wanneer beide partijen dit expliciet en bilateraal overeenkomen, en op voorwaarde dat het gebruikte formaat voldoet aan de EN 16931-norm.
- Ook voor de verzending geldt Peppol als standaardnetwerk. Enkel bij een expliciete onderlinge overeenkomst kan een ander verzendingskanaal worden gebruikt.
Belangrijk is dat ondernemingen altijd Peppol-klaar moeten zijn. Ook wie met alle handelspartners een ander formaat afspreekt, moet nog steeds facturen kunnen verzenden en ontvangen in Peppol BIS-formaat.
Daarnaast verwacht de administratie dat ook toekomstige e-rapportering (mogelijke verplichting vanaf 2028) dezelfde (aangepaste) Peppol BIS-XML-structuren zal gebruiken.
2. Afrondingsregels btw
Het besluit wijzigt de manier waarop btw-bedragen in een gestructureerde elektronische factuur mogen worden afgerond.
- Lijnafronding is niet langer toegestaan. Btw mag enkel nog worden afgerond op het totaalbedrag per tarief.
- Ondernemingen die nog werken met afronding op lijnniveau, moeten hun berekenings- en exportscripts tijdig aanpassen om centverschillen te vermijden.
Opmerking: het koninklijk besluit vermeldt op dit moment niet expliciet dat de afronding per tarief moet gebeuren, hoewel dit wel een vereiste is volgens de Peppol BIS-specificatie. Er wordt verwacht dat dit via een technische correctie van het KB nog rechtgezet zal worden.
3. Nieuwe administratieve sanctie
Er wordt een nieuwe boete ingevoerd voor ondernemingen die niet in staat zijn om gestructureerde facturen via het Peppol-netwerk te verzenden of te ontvangen:
- € 1.500 bij een eerste inbreuk
- € 3.000 bij een tweede inbreuk
- € 5.000 bij elke volgende vaststelling
De boetes worden per kwartaal beoordeeld. Bestaande sancties voor onvolledige of foutieve facturen blijven ongewijzigd en gelden eveneens voor elektronische facturen.
4. Technische en operationele aandachtspunten
- Andere formaten via Peppol: technisch is het mogelijk om een ander formaat dan Peppol BIS via het Peppol-netwerk te versturen, op voorwaarde dat dit bilateraal is overeengekomen.
- Archivering: Peppol regelt enkel het transport. De verantwoordelijkheid voor het bewaren van facturen volgens de btw-wetgeving blijft bij de onderneming.
- B2C-situaties: ook ondernemingen die enkel B2C-verkopen hebben, moeten zich registreren op Peppol om elektronische aankoopfacturen te kunnen ontvangen én om in staat te zijn elektronische verkoopfacturen te versturen.
5. Vooruitblik
Hoewel dit KB een belangrijk praktisch kader biedt, zullen er naar verwachting nog aanvullende aanpassingen volgen.
- Correctie van het KB wat betreft de afrondingsbepalingen
- Publicatie van aanpassing dat niet in België gevestigde belastingplichtigen geen verplichting hebben tot het ontvangen van gestructureerde elektronische facturen.
We volgen deze evoluties verder op en zullen hierover opnieuw berichten zodra er bijkomende besluiten of circulaires verschijnen.